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云計算的力量:確保政府關鍵數據的實時可見性

云計算系統如今正在成為現代金融系統不可或缺的一部分。

長期以來,工作場所越來越受技術的驅動,從內部財務到人力資源,從在工作文件上托管協作到通信流,現在工作場所的幾乎所有方面都以某種方式由技術提供支持。其中大部分作為SaaS產品駐留在云平臺中。畢竟,云計算架構以其生產力、動態靈活性和可擴展性而聞名。

政府及其金融機構也正在利用云計算的這種力量來改善其流程。其重點放在財務上,大致可分為三類:應收帳款、采購付款和報告。

稅務局的數字化歷史

為了了解當前的形勢以及云計算是現代金融體系中重要部分的原因,重要的是探索過去二十年來歐美各國稅收的數字化歷史。

在21世紀初,面對日益擴大的增值稅缺口(即所欠增值稅與已征收增值稅之間的差距),拉丁美洲為其稅收流程數字化鋪平了道路。事實上,巴西、智利、墨西哥等國已成為電子發票和數字增值稅合規性的代名詞。這是因為他們的電子發票模式是通過“清關”制度實施的,即稅務局可以實時收到(通常預先批準)數字發票。

這對實施這些政策的國家的增值稅產生了巨大的影響,因為它們將合規性納入了開票流程的基礎中。其他國家開始采用這樣的數字化系統。根據歐盟委員會的調查,歐洲各國增值稅缺口約為1370億歐元(約合1500億美元),超過了增值稅總收入的11%,因此,歐盟各國開始從拉美地區尋找靈感就不足為奇了。

但是這種情況在歐洲要復雜得多。畢竟,使用數字化技術替代已經存在數十年的紙質系統并不容易,而采用數字化技術可以使納稅人受益,那么為什么沒有發生同樣的變革呢?

這些問題主要歸因于2001年歐盟增值稅指令的變更,這意味著所有成員國都無法達成統一的制度。雖然歐洲一些國家推出了自己的增值稅控制方案,但如何在歐洲構建一個定期和實時的報稅系統,對于那些在歐洲各國都有業務的企業來說,將會面臨令人頭疼的合規性問題。

跟蹤變化

當前的情況是,全球各國的稅務機構都在以一定的速度進行更改,拉丁美洲各國并沒有停滯不前,以制造業大國印度為首的南亞各國目前正在發生變革,而歐洲各國則在繁文縟節中艱難前行,例如意大利、波蘭和芬蘭等全球一些主要經濟體已經開始適應更快、更數字化的工作方式。

對于企業而言,在保持合規性以及確保其不違反規則方面有兩方面的問題,也就是變化速度和縮短的時間框架。

首先,主要涉足數字發票和向稅務部門報告的數量是恒定的,通過查看稅務專家的博客文章,就會發現更新比較頻繁。這些變化意味著,即使對于具有豐富經驗的金融專業人員來說,人工識別、理解和實施新規則也是一場持續不斷的艱苦工作。

其次,準確報告的窗口越來越短。需要記住,許多國家希望將實時財務報告(在某些情況下,例如拉丁美洲各國政府對供應商發票進行實時檢查和批準)作為目的地。例如,這導致逐步淘汰定期的增值稅報告,在該報告中,政府將實時或在較小的窗口中提交所有企業交易數據,這意味著發生錯誤可能會立即產生后果。即時報告也不允許在每年財政年度結束之前或在審核員來訪之前對信息進行整理和定稿。

科技擔負重擔

這些問題突出說明了實施定制的基于云計算的解決方案對于現代組織至關重要的原因。

例如,總部位于英國的一家企業擁有一條供應鏈,該供應鏈從在印度收購材料和生產開始,然后再將產品運送給歐盟的客戶。這意味著不僅需要考慮英國相對原始的稅收數字化系統,還需要采用境外更先進的報告和發票結構,它們需要在規定的時間范圍內更新、格式化和共享,以確保不會出現業務中斷。

即使是規模最大的財務團隊,這一問題也可能耗費大部分工作時間。它還依賴于專家的指導,如薪酬豐厚的員工或昂貴的咨詢費用。為此,基于云計算的技術是最好的方向。一旦實施,該軟件可以管理與法律保持同步的復雜而耗時的任務,確保所有支付信息在所需國家/地區的時間范圍內進行格式化和共享,從而確保業務不會因錯誤而陷入停頓,或者不會面臨處罰。

隨著冠狀病毒疫情在全球持續蔓延,這一點尤為重要。快速準確的發票提交和采購對于維持某種穩定性至關重要。第二個好處是,通過云計算實現的自動化使財務專業人員可以加快步伐,以更具分析性和戰略性的方式進行思考是安全的,因為IT專業人員采用專業的軟件騰出了時間。

連接點

利用云計算來增強對這些關鍵政府數據的可見性和依從性,重要的是要尋找一些能夠真正發揮作用技術的不同特征。

ERP系統是業務的基礎,隨著系統應用和產品(SAP)當前解決方案的淘汰,ERP系統將會發生根本性的轉變,以便在2025年之前完全采用S/4 Hana。在其當前格式下,許多ERP系統及其輔助功能都隨著時間的推移逐步建立起來,這意味著要確保將所有信息準確地報告給政府都是很難實現的。因此,應尋求基于云計算的SaaS技術,其靈活性可確保在升級這些ERP時實現無縫過渡,而不會導致系統崩潰。動態和連續輸入是企業與政府(B2G)交易的關鍵功能,云計算確保了這一點,允許采用復雜的規則。

企業還應探索API功能。如前所述,企業可能會使用來自不同提供商的ERP、薪資、費用和歸檔功能。盡管這符合當前的定期報告標準,但迫切需要通過實時或更短的時間范圍內的報告和發票來取消對這些數據的存儲。需要安裝托管在云端的稅務軟件,這些軟件可以連接到不同的系統中,確保它們可以共享數據、歸檔和報告準確無誤。在財務的任何方面,安全性也必須是最重要的,加密、雙因素身份驗證和其他安全措施對于任何技術都是必不可少的。

金融行業的現在和將來

在當前時間點上,云計算為金融行業帶來了許多好處,但是對于許多企業而言,云計算無疑是一項重要且令人生畏的工作。因此,如果企業的收購被證明很困難,那么也必須考慮到未來的問題。

對交易進行數字化、實時報告的趨勢不會很快實現。改革的步伐只不過是在加快,與稅務局保持一致的時間也在不斷縮短。在這個時候,企業很可能在目前的環境下成功運作,但那些IT部門和財務部門也需要為他們組織的未來發展做好準備。

先進的專家級云計算和SaaS技術是做到這一點的唯一合乎邏輯的方法,可確保企業能夠以最簡單、最具成本效益的方式在全球范圍內運營,同時也為立法做好準備,這一立法將繼續朝著完全數字化、實時的未來發展。

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